Eliseo ManfronVelen onder ons hebben reeds videomeetings gedaan, zowel intern als met klanten.
Met dit artikel willen we enkele tips meegeven om te vermijden dat je er bleek uitziet aan de andere kant van de camera. Dan bedoelen we geen make-up, maar meer de gekende ‘body language’. Dit zijn een aantal voor de hand liggende zaken die we niet doen bij een persoonlijk contact, maar waarvan we ons niet bewust zijn bij een contact op afstand.
1. Het gebruik van meerdere schermen
- Gebruik de app voor de videomeeting op hetzelfde scherm als je camera. Anders lijkt het alsof je ergens anders naar kijkt en niet luistert naar het gesprek.
- Persoonlijk plak ik een mini post-it naast het oog van de camera als herinnering dat ik naar dat punt moet kijken en niet naar mezelf op video.
2. Je persoonlijke bubbel
- Ja, deze gekende ruimte die we rond ons nodig hebben bestaat ook op video.
- Respecteer deze afstanden. Als ik zeer dicht bij de camera zit zal de andere partij onmiddellijk zien dat ik een grote neus heb, en dat vind ik niet leuk.
- Dus niet te dicht en niet te ver van het doel. Er mag ook niet te veel lege ruimte om je heen zijn. Het moet lijken alsof je elk aan de kant van een tafel zit. Een goeie norm is een vuisthoogte tussen de bovenrand van de camera en je hoofd.
3. Gebaren
- Onderbreek niet en gebruik nog meer gebaren dan bij een persoonlijk gesprek
- Vraag het woord door je hand op te steken
- Geef een signaal dat je iemand niet kan horen doordat zijn microfoon niet actief is
- Steek je duim omhoog (of knikken) ter goedkeuring en om aan te moedigen om door te gaan
- Als je moet hoesten, draai je om of hou je hand voor de mond. Demp zeker je microfoon! Bij sommige programma’s is er een sneltoets die tijdelijk de microfoon op ‘mute’ plaatst.
4. Het uiterlijk en de handen
- Vermijd om van links naar rechts over het scherm te gaan, het is duidelijk dat je iets anders aan het lezen bent
- Hou je handen niet voor je mond, dit lijkt op: ‘Ik heb niets te zeggen’ of ‘ik zwijg om mijn afkeuring niet te schreeuwen’
5. Validatievragen
- Stel regelmatig vragen
- Spreek het publiek aan
- Bevestig met de naam te vermelden als je met meerdere gelijktijdig vergadert
- Bevestig de goedkeuring van wat je zegt/aanbiedt
- … net zoals bij een persoonlijk gesprek, maar nog meer
Andere voorzorgsmaatregelen:
6. De plaats:
- We doen wat we kunnen, waar we ook zijn. Maar in elk geval doen we ons uiterste best om niet gestoord of afgeleid te worden.
- Als je niet alleen thuis bent, werkt het in 2 richtingen. Je wil zelf niet gestoord worden, maar mag de anderen ook niet storen.
- Ga niet met je rug naar een raam zitten want dan krijg je automatisch een slecht beeld.
7. Het materiaal:
- Zeker als je buiten communiceert met klanten of anderen, zorg dan dat je een goede en voldoende snelle verbinding hebt, dat je camera goed functioneert en dat de audio ok is. Indien je niet gewoon bent ga dan 5 minuten vroeger online om te testen om de anderen niet te vertragen bij de start van de meeting.
- Een hoofdtelefoon is handig , maar na 2 uur riskeer je een zwaar hoofd. Beter is een HD webcam met ingebouwde micro te kopen die je boven op je groot scherm plaatst. De kwaliteit zal veel beter zijn en je contactpersonen zullen gevoel van een gewone vergadering benaderen.
8. De look:
- Kleed je zoals je gewoonlijk doet voor die gelegenheid. Ook kostuum met das indien dit je gewoonte is. Velen opteren om iets meer casual te kleden dan normaal.
- Maar denk eraan, als je de bovenkant aankleed, vergeet dan niet de onderkant. Als je rechtstaat , hoeven ze jou niet te zien van een mooi wit hemd naar je favoriete short omdat het mooi weer is buiten. En het zou toch zonde zijn van niet af en toe wat frisse lucht en zonlicht op te nemen.
9. Het emotionele aspect :
- Minder aanwezig op afstand
- Zoek ernaar aan de hand van gebaren, vragen enz
- Menselijker/persoonlijker in je communicatie
- Authenticiteit is ook hier nog belangrijker
- Deel wat je ervaart, iedereen zit in dezelfde situatie
- Door te delen, bouw je vertrouwen en diepere connectie op